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劉潤_高效遠程辦公指南

放大字體  縮小字體 發(fā)布日期:2021-09-06 08:08:22    作者:宮志強    瀏覽次數(shù):19
導讀

如何與同事高效地遠程協(xié)作?一直是一個困擾公司和員工個人的問題。在遠程辦公成為潮流的大趨勢下,辦公逐漸脫離時空的桎梏,從某種程度上說更加靈活,但同時由于缺乏實時溝通,效率得不到保證。其實,很多公司,尤其

如何與同事高效地遠程協(xié)作?

一直是一個困擾公司和員工個人的問題。

在遠程辦公成為潮流的大趨勢下,辦公逐漸脫離時空的桎梏,從某種程度上說更加靈活,但同時由于缺乏實時溝通,效率得不到保證。

其實,很多公司,尤其是大型跨國公司,在家辦公是一個成熟的政策,這個政策叫Work from Home。

在一些特殊情況下,員工可以申請在家工作一天,甚至是一段時間。

跨國公司的辦公室之間本來就分布得比較遠,所以團隊之間的跨地域遠程協(xié)作是非常重要的基本技能。

可是,中國很多公司其實缺乏遠程工作的經(jīng)驗,今天我就來與大家分享一下,在家辦公,怎么高效完成遠程工作。


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在家辦公最大的挑戰(zhàn),是遠程之下,管理和溝通效率會大大下降。

下面,我們先給你拆解一下這個問題,先說管理和溝通效率為什么下降,然后再講怎么辦。

什么叫管理效率下降?

管理效率下降,是因為你見不到一些員工了,你沒辦法非常快速地安排工作、調整節(jié)奏,員工在做什么,遇到什么問題,也沒辦法及時向你請示,得到你的指導,協(xié)同上就會遭遇挑戰(zhàn)。

溝通上具體會遇到什么問題?

大家在一起的時候,遇到問題,一抬頭就能跟旁觀同事說一嘴,需要協(xié)助就喊一聲,大家可能還會快速地召集開會等等,這些事情在遠程辦公里都做不到。

尤其是每個人都在自己家里,如果有員工他不工作,你其實也不知道,他是不是因為心情焦慮,刷著疫情新聞無心工作,你也無法知道。

這些都會導致溝通效率下降。

怎么辦?

我分別是站在公司和員工的角度,給大家說幾個建議:

第一個建議,加強定期溝通。

遠程辦公時溝通顯得尤其重要,所以一定要加強定期的溝通。

怎么樣加強定期溝通呢?

建議大家要開始實行兩個制度:

第一個制度是早會制度;

第二個制度是晚報告制度。

這兩個制度是遠程工作有效率的基本保障。

什么意思?

在公司上班的時候,誰準時上班,誰準時下班,就算你不打卡,大家其實也能看得到。

可是在家辦公,你很難知道一個員工是不是準時上班的。

而準時上班這件事為什么重要呢?

那是因為大家都在同一個時間段上班,才有彼此協(xié)同的基礎。

即便是遠程工作,只不過是工作地點換了,工作時間段其實沒有換。

這意思是說,你家里,依然是早上9點到下午6點上班的狀態(tài),這時間段不能換,因為大家需要協(xié)同。

怎么才能保證大家都9點上班呢?

所以第一點,建立早會制度。

比方說,早上9點,每個部門都在微信群里開個語音會議,溝通一下今天我們要做的事情是什么,每個人分別要做什么。

每個人都在會議里簡單地講一分鐘,說我今天大概要做這么一件事、兩件事、三件事……

簡單地講一講就好,其實最重要的是大家互相提個醒,我們開工了。

早會制度非常重要。晚報告是什么意思?

早會既然已經(jīng)提出了,我們今天要做這件事,其實就給了管理一個非常重要的依據(jù)。

到了晚上,每個人需要通過釘釘或者企業(yè)微信,把自己的報告發(fā)出來,講一下我今天做的事,每件事我做到什么程度了,今天的工作,我有一個怎樣的結果交付給大家。

所以早會晚報告,這兩個制度是進行遠程辦公時一個很重要的基本管理手法。

第二個建議,是把目標拆解為任務。

這句話意思是說,公司要懂得把本來是要在一天、一段時間里要完成的目標,開始拆解為每一天要完成的任務。

因為很多事情,工作周期可能是一周、一個月,甚至更長時間。

為了避免在遠程辦公時失去目標,我們需要把目標拆解到一個個任務上,把objective拆解為task。

目標要達成,每天的task也就是任務先要執(zhí)行到位。

舉個例子,公司要向客戶交付一套非常大的代碼,中間可能涉及到300多個功能。

作為項目管理者,就需要再把這個目標聚焦到這周干什么、今天干什么。

比如,今天的任務,第一,我要給客戶打個電話,談項目計劃,疫情期間在家里完成設計。

第二,我要跟我的團隊開會,這個會是要確定我們節(jié)后三個主要提案的方向是什么,并且由我的團隊交付出來這三個方向的基本設計框架。

你看,把目標拆解為以天為單位的任務,這其實也在訓練一個人的管理能力。

第三個建議,公司要為大家準備好線上協(xié)作工具。

我們今天的溝通工具已經(jīng)非常好了,比如微信、企業(yè)微信和釘釘這一系列即時溝通工具。

但是大家辦公的時候,往往要基于同一個文件、同一批文件協(xié)同,而即時溝通工具并不能傳輸大規(guī)模的文件。

所以給大家介紹幾個工具。

文檔類,大家可以用類似于石墨、Office365這樣的軟件,他們可以支持多人在同一篇文檔上同時做修改。

有時候寫一個項目計劃或者一篇報告,老板、助理、項目經(jīng)理、策劃員工,大家可能一直站在電腦面前說,這個人說這么改,那個人說那么改,一起把文書改好。

這時候通過石墨或者Office365,大家可以在線共同修改同一篇文章,這個時候就達到了一個協(xié)同的目的。

傳輸類,我推薦可以用網(wǎng)盤。

比如說,大家把每一天工作的成果都上傳到百度網(wǎng)盤,每天結束的時候,每個人都可以看到彼此交付的成果,第二天再基于這個成果來做第二天的工作。

百度網(wǎng)盤之外,釘釘和企業(yè)微信里面都有類似的功能。

還有溝通協(xié)作類工具,就是大家完成一個項目管理任務的工具,比較典型的就是像Teambition這樣的工具,就是我在《5分鐘商學院》里面介紹過。

比如前文第二個建議中,我們把目標拆解成任務。

這時,如果我們借助Teambition這樣的工具,就可以在軟件上創(chuàng)建一個“任務”,設好3W(who do what by when),也就是:任務內(nèi)容,執(zhí)行者,和截止時間。

這樣就可以大幅提高團隊協(xié)作效率。

還有以前要開會,開會怎么開呢?

你當然依然可以用微信,但是要開視頻電話會議的話,今天也有很多的公司提供了基于互聯(lián)網(wǎng)視頻的一些電話工具,比如騰訊會議,大家可以在網(wǎng)上去搜索一下。

以上三個建議是從公司角度來看,下面,我再從個人角度分享一些建議。



2


我自己其實就是一個常年出差的人,遠程辦公對我來說是常態(tài),我的員工相對我,他們也是遠程辦公。

在家辦公,工作效率很容易變差。

為什么?

因為一開始你會覺得特別舒服,無拘無束。

但是稍微一段時間后,你就覺得特別難受,甚至工作效率會大大下降。也是因為無拘無束。

怎么才能提高在家工作的效率?我給大家分享幾個經(jīng)驗。

第一個,準時起床,穿戴整齊。

我經(jīng)常在酒店房間辦公,偶爾也會在家辦公。我給自己一個非常重要的要求就是,一定要早起之后,穿戴整齊。

不要覺得穿著睡衣很舒服,穿著睡衣吃早飯,吃完早飯趴在餐桌上就開始干活了。

這個時候你會特別容易分神,因為你進入不了狀態(tài)。

你一定要當作正常上班一樣,準時起床,換上正式的衣服,這是一種儀式感。

這種儀式感會把你拉入到一個工作的狀態(tài),很大程度上提高你的協(xié)作效率。

第二,一定不能在休息區(qū)域辦公。

反過來說,不要在辦公的地方休息,在家里,要把做這兩件事的場所分開。

如果你家里有書房,把書房當成你的辦公場所。

早上從臥室起床,穿戴整齊,帶著背包正式地走進書房,把門關上,就相當于你到辦公室開始辦公了。

這個過程很重要,在這里把一切工作資料都準備好,注意,不要在這睡覺。

第三,清晰地區(qū)分好工作和休息時間。

在家辦公,對公司而言,考驗的是把目標拆解為任務的能力,對員工而言,非常考驗區(qū)分工作和休息的能力。

這是什么意思呢?

就是你很容易工作著工作著,突然之間想要躺一會兒,就在沙發(fā)上躺一小會兒嘛。

躺下來就想,那我打開電視看一會兒,休息一下……

一看就是很長時間。

無法保持專注,這是在家辦公帶來的巨大挑戰(zhàn),但這也是很鍛煉一個人的。

怎么才能清晰地區(qū)分好工作和休息時間呢?

建議大家用番茄鐘工作法,就是工作以25分鐘為一個單位,這25分鐘里,手機調成靜音,什么東西都不碰,告訴自己在這個時間里、在番茄鐘提醒你之前,別的什么都不能干,只能專心工作。

25分鐘之后休息5分鐘,這5分鐘可以去倒杯水、上個廁所,去翻翻其他書,這都可以,5分鐘休息結束再進入下一個25分鐘。

中午的時候,你當然可以在家里面做點東西吃,這是在家的好處。

但也需要給自己設定好,12點到1點之間才可以做這件事情,這是你的休息時間。

吃完之后,出門走一走,稍微呼吸一下新鮮空氣,舒展一下筋骨,這也挺重要的。

到了下午1點鐘再回來上班,6點鐘下班。

下班之后,你就可以離開書房,或者你的電腦如果在餐桌上,就把電腦從餐桌上拿走,進入下班狀態(tài)。

你告訴自己,我下班了,這個時候才把身上正式的衣服換成家居服。

清晰地區(qū)分好工作和休息時間,這樣遠程工作,才會讓你既有高效,又能勞逸平衡。

如果公司里每個人都能做好這件事情,其實對公司的管理水平和個人的自我管理水平都是一個很大的提升。



最后的話


以上,是我分別站在企業(yè)和員工的角度給大家的6個建議。

希望能幫到選擇遠程辦公的你。

 
(文/宮志強)
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