如何與同事高效地遠程協(xié)作？

一直是一個困擾公司和員工個人的問題。

在遠程辦公成為潮流的大趨勢下，辦公逐漸脫離時空的桎梏，從某種程度上說更加靈活，但同時由于缺乏實時溝通，效率得不到保證。

其實，很多公司，尤其是大型跨國公司，在家辦公是一個成熟的政策，這個政策叫Work from Home。

在一些特殊情況下，員工可以申請在家工作一天，甚至是一段時間。

跨國公司的辦公室之間本來就分布得比較遠，所以團隊之間的跨地域遠程協(xié)作是非常重要的基本技能。

可是，中國很多公司其實缺乏遠程工作的經(jīng)驗，今天我就來與大家分享一下，在家辦公，怎么高效完成遠程工作。

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在家辦公最大的挑戰(zhàn)，是遠程之下，管理和溝通效率會大大下降。

下面，我們先給你拆解一下這個問題，先說管理和溝通效率為什么下降，然后再講怎么辦。

什么叫管理效率下降？

管理效率下降，是因為你見不到一些員工了，你沒辦法非常快速地安排工作、調整節(jié)奏，員工在做什么，遇到什么問題，也沒辦法及時向你請示，得到你的指導，協(xié)同上就會遭遇挑戰(zhàn)。

溝通上具體會遇到什么問題？

大家在一起的時候，遇到問題，一抬頭就能跟旁觀同事說一嘴，需要協(xié)助就喊一聲，大家可能還會快速地召集開會等等，這些事情在遠程辦公里都做不到。

尤其是每個人都在自己家里，如果有員工他不工作，你其實也不知道，他是不是因為心情焦慮，刷著疫情新聞無心工作，你也無法知道。

這些都會導致溝通效率下降。

怎么辦？

我分別是站在公司和員工的角度，給大家說幾個建議：

第一個建議，加強定期溝通。

遠程辦公時溝通顯得尤其重要，所以一定要加強定期的溝通。

怎么樣加強定期溝通呢？

建議大家要開始實行兩個制度：

第一個制度是早會制度；

第二個制度是晚報告制度。

這兩個制度是遠程工作有效率的基本保障。

什么意思？

在公司上班的時候，誰準時上班，誰準時下班，就算你不打卡，大家其實也能看得到。

可是在家辦公，你很難知道一個員工是不是準時上班的。

而準時上班這件事為什么重要呢？

那是因為大家都在同一個時間段上班，才有彼此協(xié)同的基礎。

即便是遠程工作，只不過是工作地點換了，工作時間段其實沒有換。

這意思是說，你家里，依然是早上9點到下午6點上班的狀態(tài)，這時間段不能換，因為大家需要協(xié)同。

怎么才能保證大家都9點上班呢？

所以第一點，建立早會制度。

比方說，早上9點，每個部門都在微信群里開個語音會議，溝通一下今天我們要做的事情是什么，每個人分別要做什么。

每個人都在會議里簡單地講一分鐘，說我今天大概要做這么一件事、兩件事、三件事……

簡單地講一講就好，其實最重要的是大家互相提個醒，我們開工了。

早會制度非常重要。晚報告是什么意思？

早會既然已經(jīng)提出了，我們今天要做這件事，其實就給了管理一個非常重要的依據(jù)。

到了晚上，每個人需要通過釘釘或者企業(yè)微信，把自己的報告發(fā)出來，講一下我今天做的事，每件事我做到什么程度了，今天的工作，我有一個怎樣的結果交付給大家。

所以早會晚報告，這兩個制度是進行遠程辦公時一個很重要的基本管理手法。

第二個建議，是把目標拆解為任務。

這句話意思是說，公司要懂得把本來是要在一天、一段時間里要完成的目標，開始拆解為每一天要完成的任務。

因為很多事情，工作周期可能是一周、一個月，甚至更長時間。

為了避免在遠程辦公時失去目標，我們需要把目標拆解到一個個任務上，把objective拆解為task。

目標要達成，每天的task也就是任務先要執(zhí)行到位。

舉個例子，公司要向客戶交付一套非常大的代碼，中間可能涉及到300多個功能。

作為項目管理者，就需要再把這個目標聚焦到這周干什么、今天干什么。

比如，今天的任務，第一，我要給客戶打個電話，談項目計劃，疫情期間在家里完成設計。

第二，我要跟我的團隊開會，這個會是要確定我們節(jié)后三個主要提案的方向是什么，并且由我的團隊交付出來這三個方向的基本設計框架。

你看，把目標拆解為以天為單位的任務，這其實也在訓練一個人的管理能力。

第三個建議，公司要為大家準備好線上協(xié)作工具。

我們今天的溝通工具已經(jīng)非常好了，比如微信、企業(yè)微信和釘釘這一系列即時溝通工具。

但是大家辦公的時候，往往要基于同一個文件、同一批文件協(xié)同，而即時溝通工具并不能傳輸大規(guī)模的文件。

所以給大家介紹幾個工具。

文檔類，大家可以用類似于石墨、Office365這樣的軟件，他們可以支持多人在同一篇文檔上同時做修改。

有時候寫一個項目計劃或者一篇報告，老板、助理、項目經(jīng)理、策劃員工，大家可能一直站在電腦面前說，這個人說這么改，那個人說那么改，一起把文書改好。

這時候通過石墨或者Office365，大家可以在線共同修改同一篇文章，這個時候就達到了一個協(xié)同的目的。

傳輸類，我推薦可以用網(wǎng)盤。

比如說，大家把每一天工作的成果都上傳到百度網(wǎng)盤，每天結束的時候，每個人都可以看到彼此交付的成果，第二天再基于這個成果來做第二天的工作。

百度網(wǎng)盤之外，釘釘和企業(yè)微信里面都有類似的功能。

還有溝通協(xié)作類工具，就是大家完成一個項目管理任務的工具，比較典型的就是像Teambition這樣的工具，就是我在《5分鐘商學院》里面介紹過。

比如前文第二個建議中，我們把目標拆解成任務。

這時，如果我們借助Teambition這樣的工具，就可以在軟件上創(chuàng)建一個“任務”，設好3W（who do what by when）,也就是：任務內(nèi)容，執(zhí)行者，和截止時間。

這樣就可以大幅提高團隊協(xié)作效率。

還有以前要開會，開會怎么開呢？

你當然依然可以用微信，但是要開視頻電話會議的話，今天也有很多的公司提供了基于互聯(lián)網(wǎng)視頻的一些電話工具，比如騰訊會議，大家可以在網(wǎng)上去搜索一下。

以上三個建議是從公司角度來看，下面，我再從個人角度分享一些建議。

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我自己其實就是一個常年出差的人，遠程辦公對我來說是常態(tài)，我的員工相對我，他們也是遠程辦公。

在家辦公，工作效率很容易變差。

為什么？

因為一開始你會覺得特別舒服，無拘無束。

但是稍微一段時間后，你就覺得特別難受，甚至工作效率會大大下降。也是因為無拘無束。

怎么才能提高在家工作的效率？我給大家分享幾個經(jīng)驗。

第一個，準時起床，穿戴整齊。

我經(jīng)常在酒店房間辦公，偶爾也會在家辦公。我給自己一個非常重要的要求就是，一定要早起之后，穿戴整齊。

不要覺得穿著睡衣很舒服，穿著睡衣吃早飯，吃完早飯趴在餐桌上就開始干活了。

這個時候你會特別容易分神，因為你進入不了狀態(tài)。

你一定要當作正常上班一樣，準時起床，換上正式的衣服，這是一種儀式感。

這種儀式感會把你拉入到一個工作的狀態(tài)，很大程度上提高你的協(xié)作效率。

第二，一定不能在休息區(qū)域辦公。

反過來說，不要在辦公的地方休息，在家里，要把做這兩件事的場所分開。

如果你家里有書房，把書房當成你的辦公場所。

早上從臥室起床，穿戴整齊，帶著背包正式地走進書房，把門關上，就相當于你到辦公室開始辦公了。

這個過程很重要，在這里把一切工作資料都準備好，注意，不要在這睡覺。

第三，清晰地區(qū)分好工作和休息時間。

在家辦公，對公司而言，考驗的是把目標拆解為任務的能力，對員工而言，非常考驗區(qū)分工作和休息的能力。

這是什么意思呢？

就是你很容易工作著工作著，突然之間想要躺一會兒，就在沙發(fā)上躺一小會兒嘛。

躺下來就想，那我打開電視看一會兒，休息一下……

一看就是很長時間。

無法保持專注，這是在家辦公帶來的巨大挑戰(zhàn)，但這也是很鍛煉一個人的。

怎么才能清晰地區(qū)分好工作和休息時間呢？

建議大家用番茄鐘工作法，就是工作以25分鐘為一個單位，這25分鐘里，手機調成靜音，什么東西都不碰，告訴自己在這個時間里、在番茄鐘提醒你之前，別的什么都不能干，只能專心工作。

25分鐘之后休息5分鐘，這5分鐘可以去倒杯水、上個廁所，去翻翻其他書，這都可以，5分鐘休息結束再進入下一個25分鐘。

中午的時候，你當然可以在家里面做點東西吃，這是在家的好處。

但也需要給自己設定好，12點到1點之間才可以做這件事情，這是你的休息時間。

吃完之后，出門走一走，稍微呼吸一下新鮮空氣，舒展一下筋骨，這也挺重要的。

到了下午1點鐘再回來上班，6點鐘下班。

下班之后，你就可以離開書房，或者你的電腦如果在餐桌上，就把電腦從餐桌上拿走，進入下班狀態(tài)。

你告訴自己，我下班了，這個時候才把身上正式的衣服換成家居服。

清晰地區(qū)分好工作和休息時間，這樣遠程工作，才會讓你既有高效，又能勞逸平衡。

如果公司里每個人都能做好這件事情，其實對公司的管理水平和個人的自我管理水平都是一個很大的提升。

最后的話

以上，是我分別站在企業(yè)和員工的角度給大家的6個建議。

希望能幫到選擇遠程辦公的你。